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破解机关工作时间管理难题?实招来啦!

发布人:赋能网  发布时间:2022-04-14
摘要:在工作中,既有长线的工作安排,也有许多临时性任务,具有一定被动性。因此,要十分注重时间管理,增强惜时的意识,削减耗时的冗务,树立乘时的理念,善用节时的方法,当好时间的主人。

在党政机关工作,既有长线的工作安排,也有许多临时性任务,具有一定被动性。因此,要十分注重时间管理,增强惜时的意识,削减耗时的冗务,树立乘时的理念,善用节时的方法,当好时间的主人。

时间管理四象限法

时间管理四象限法


善用“四象限法”,做好计划统筹

以重要程度和紧急程度作为两轴,把工作任务按照紧急且重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要也不紧急分成四个象限。

紧急又重要的事情马上做,紧急但不重要的事情授权做,重要但不紧急的事情按计划做,既不重要也不紧急的事情放在后面完成,做到审大小而图之、酌缓急而布之、连上下而通之、衡内外而施之。

工作中同时接到多个任务

工作中同时接到多个任务


比如,周一上班接到四个任务:

一是负责研究起草周三上午领导出席某个重要会议的讲话稿;

二是代表本单位参加周二晚上机关工会组织的篮球联赛开幕式;

三是月底前做好迎接上级督导组的专项检查评估工作;

四是受邀参观下月初由兄弟单位举办的书画摄影展。

借助“四象限法”排列组合,轻重缓急的时序安排一目了然,即第一项任务必须立即抓好落实,第二项任务可委派他人参加,第三项任务提前部署、分头筹备,在第一项任务完成后即刻投入到该项任务中,第四项任务参加与否届时视情而定。

注重优化配置,做好组合出击

一个人每天的精力状态不是保持水平直线而是呈曲线波动的,身体机能在不同时间段呈现不同活跃度,因而不同类型工作的时间分配不能搞平均主义。可以把一天的工作时间分为黄金高效时间、他控必要时间、自控弹性时间,与“四象限法”结合起来,因事分类、因情施策、因时制宜,最大限度地把合适的工作任务安排在合适的时间段完成,灵活调整,掌握主动。


时间安排优化配置

时间安排优化配置


比如,在上午精力充沛时,可以做研究、策划等耗费脑力的业务工作,充分发挥大脑活跃“黄金时段”的最大效用;在傍晚精神疲惫时,可以做复印、资料整理等耗费体力的事务工作,从而实现时间的优化配置。

活用“零整互化”,实现各个击破

互联网时代,碎片化已成为信息处理加工的重要特征。高效利用碎片时间成为一门必修课。一方面,要善于合零为整,学会用时间拼图,当一名“好裁缝”,将时间的“边角余料”和“零碎部件”拼凑整合,零存整取,合理利用。另一方面,要善于化整为零,将整个工作按照时限要求逐一分解,划分阶段,循序渐进地完成。

碎片化时间使用提高工作效率

碎片化时间使用提高工作效率


比如,2021年开展的党史学习教育,具有时间跨度大、学习内容多、标准要求高的特点,要完成学习任务,保证质量和效果,可以分解任务循序渐进组织实施,并创新方式方法,实现学习时间的大块小块结合、长线短线结合。除了安排整块时间集中学习研讨外,可以准备口袋书等便携读本,利用饭后、睡前、通勤、排队等碎片时间进行学习;还可以通过观看小视频、学习微党课、参与互动答题等,开展“掌上学习”。

这样既可实现学习时间上的合零为整,又可实现学习内容上的化整为零,更好地让党史知识入脑入心。

运用“四则运算”,实现高质高效

追求高质量高效率是时间管理的核心目标,要实现这一目标必须做好时间管理的“加减乘除”四则运算:

用好加法,赋予一项工作更高维度的目标价值,增加对重点工作的时间投入或增加单位时间的产出效能;用好减法,减少无用功,把精力集中在有意义有价值的事情上;用好乘法,善于以新技术新方法为杠杆,撬动时间效能几何级增长;用好除法,将整块工作按照工作内容、时间段或责任主体等不同划分方式进行分解。

比如,开套会,使一次会议涵盖多个主题、解决多个问题,让基层干部参加一次会议,学习多项上级精神,接受多项工作部署,通过多线程齐头并进的方式让会议扩容提质,这就是给时间做加法;单位减少“文山会海”,个人净化生活圈,摒弃一切不产生价值的时间消耗,这就是给时间做减法;对于非涉密工作,善用线上工具,提高工作效率,工作中学会激活“心流”状态快速切入高效模式,这就是给时间做乘法;将诸如五年发展规划或年度工作要点之类的“大块头”工作,或划分若干具体小项目分类做,或按照有序时间段分步做,或分配给不同责任主体分头做,这就是给时间做除法。

转载自:秘书工作


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